Política de Privacidad

Política de Tratamiento de Datos Personales
de Shop365 S.R.L.

1. Introducción

En Shop365 S.R.L. (“Shop365”, la “Compañía”, o el “Responsable”) reconocemos la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) describe los Datos Personales que son recolectados, la manera en que la Compañía trata Datos Personales, cómo los Titulares pueden ponerse en contacto con la Compañía y ejercer sus derechos, entre otros.

En general, toda la información suministrada por los Titulares, o que de otra forma Shop365 recolecte en el marco del giro ordinario de sus negocios, será tratada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos.

2. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

  • Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
  • Datos Sensibles: todos aquellos Dato Personal que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Ley aplicable: la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos en Argentina.
  • Política de Tratamiento de Datos Personales o Política: se refiere al presente documento, como Política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
  • Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
  • Tratamiento: cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los Datos Personales.
  • Titular: es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento por el Responsable, ya sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación jurídica o comercial, suministre Datos Personales a la Compañía.
  • Transmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate Datos Personales.
  • Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3. Principios

A fin de dar correcto cumplimiento a la Ley aplicable, cuando Shop365 realice el Tratamiento de Datos Personales, se regirá por los siguientes principios:

  • Principio de legalidad: El Tratamiento de Datos Personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en las normas que reglamentan la materia.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley aplicable, la cual debe ser informada al Titular por los medios previstos normativamente.
  • Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Shop365 debe abstenerse de proceder con el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.
  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley aplicable, para lo cual la Compañía debe adelantar las acciones necesarias para obtener la correspondiente autorización del Titular en cuanto sea necesario.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por Shop365 en calidad de Responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todo el Personal de Shop365 y otros que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales en nombre y representación de la Compañía, están obligadas a garantizar la reserva de la información.
  • Principio de responsabilidad demostrada: Al recolectar y realizar el Tratamiento de Datos Personales, Shop365 implementará medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley aplicable.

4. Información del Responsable Del Tratamiento

5. Tratamiento y Finalidades

Shop365 reconoce que el Titular de los Datos Personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta, en todo caso, sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. En virtud de la relación que se establezca entre Shop365 y el Titular, informamos que los Datos Personales objeto de recolección, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia, supresión y, en general, cualquier forma de Tratamiento sobre los mismos, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades que previamente serán informadas al Titular, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de su objeto social y al giro ordinario de sus actividades comerciales.

5.1 Finalidades Generales:

Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los Titulares que hayan autorizado a la Compañía de forma previa, expresa e informada el Tratamiento de sus Datos Personales:

  • El registro de los Datos Personales en los sistemas de Shop365.
  • El pago de obligaciones contractuales.
  • Transmisión y Transferencia de los Datos Personales con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones.
  • El envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
  • El soporte en procesos de auditorías externas o internas; nacionales o internacionales.
  • La recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable de los Datos Personales le corresponde a Shop365.
  • Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por Shop365
  • Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de Shop365.
  • Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por el Responsable para dicho efecto.
  • Envío de información relevante derivada de la relación que se sostiene con el Responsable.
  • Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y Shop365 o de la autorización dada por el Titular.
  • El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para cumplir con sus obligaciones en materia de SAGRILAFT.
  • Envío de comunicaciones e información relevante derivada de la relación que existe entre el Titular y el Responsable por cualquier medio físico o digital, incluyendo redes sociales (Facebook, Twitter, WhatsApp, entre otras) vía telefónica, SMS o correo electrónico.

5.2 Recurso Humano:

Shop365 utilizará los Datos Personales de sus empleados y el resto de los miembros de su recurso humano de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  • Incorporar los Datos Personales del Titular en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de Shop365 en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
  • Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al Titular con Shop365.
  • Disponer de los Datos Personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de Shop365 y mantenerlos actualizados.
  • Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
  • Administrar los Datos Personales del Titular para que Shop365, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante el sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el tratamiento de sus Datos Personales.
  • Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales el Responsable esté legitimado a tratar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que Shop365 cumpla su deber como empleador.
  • Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a Shop365 en razón del vínculo laboral.
  • Gestionar los Datos Personales del Titular para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc.).
  • Gestionar los Datos Personales del Titular para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
  • Administrar los Datos Personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el empleado haya autorizado previamente y realizar los informes relativos a este proceso.

5.3 Proveedores y/o Contratistas:

El Responsable utilizará los Datos Personales de los proveedores y/o contratistas que sean personas naturales, así como del personal de sus proveedores y/o contratistas cuando estos sean personas jurídicas, de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

  • Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
  • Recolectar, registrar y actualizar los Datos Personales del Titular con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con Shop365 y demás trámites asociados a cargo de Shop365.
  • Gestionar los Datos Personales para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a Shop365 y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
  • Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Shop365.
  • Cumplir las obligaciones derivadas de la relación comercial que se establezca con el proveedor y/o contratista.
  • Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor y/o contratista.
  • Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados a Shop365.
  • Utilizar, en el evento que sea necesario, los Datos Personales del colaborador del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física de Shop365.
  • Administrar los Datos Personales para realizar pagos a proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos.
  • Enviar o aportar información a las autoridades competentes, cuando así lo soliciten, o en el curso de controversias contractuales.
  • Transferir información a autoridades administrativas que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo de Shop365.

5.4 Clientes (incluye Potenciales Clientes):

Las finalidades aplicables a los Clientes (y los Datos Personales de las personas naturales que actúen como puntos de contacto de dichos Clientes) de la Compañía serán, además de las aplicables en otras secciones, las siguientes:

  • Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales.
  • Enviar información importante sobre su relación con la Compañía, así como sobre los productos, campañas, eventos, sobre los sitios web o iniciativas digitales de la Compañía, las modificaciones de los términos, condiciones, y políticas de la Compañía y de cualquier otra información administrativa.
  • Hacer seguimiento y dar trámite a reportes de quejas de calidad de producto y eventos adversos o reclamos.
  • Compartir la con nuestros proveedores de servicios externos que prestan servicios como el alojamiento y moderación de sitios web, el alojamiento de aplicaciones móviles, el análisis de datos, el procesamiento de pagos, la realización de pedidos, la provisión de infraestructura, los servicios de TI, el servicio al cliente, los servicios de entrega de correo electrónico y correo directo, el procesamiento de tarjetas de crédito, el análisis de clientes y proveedores, los servicios de auditoría y otros servicios, con el fin de facultarlos a prestar los servicios.
  • Hacer cumplir las condiciones en que la Compañía presta sus servicios.
  • En caso de que un Cliente cancele sus productos con la Compañía, el Titular será categorizado como Potencial Cliente, de manera que, para efectos del tratamiento de sus Datos Personales, aplicarán las finalidades correspondientes a dicho grupo de interés.
  • Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales.
  • Enviar información importante sobre los productos ofrecidos por la Compañía, así como sobre, campañas, eventos, sobre los sitios web o iniciativas digitales de la Compañía y de cualquier otra información administrativa.
  • Para adelantar campañas de mercadotecnia (marketing) sobre los productos que ofrece la Compañía.

6. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente a Shop365 con el objeto de:

  • Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales del Titular frente al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los Datos Personales del Titular.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  • Acceder en forma gratuita a Datos Personales del Titular que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Área competente de la atención de consultas, peticiones y reclamos de los Titulares

El área competente en materia de atender las consultas, peticiones y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la Ley aplicable en materia de protección de Datos Personales al interior de Shop365 es el área administrativa. Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación a través de los siguientes canales de contacto:

8. Procedimientos De Consultas y Reclamos

8.1 Acceso y Consultas

Conforme al Decreto 1074 de 2015, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos: (i) Al menos una vez cada mes calendario. (ii) Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Shop365 solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, Shop365 deberá demostrar a la SIC, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a Shop365, enviado, mediante correo electrónico a info@Shop365.com.ar, indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso o consulta”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

Nombre y apellidos del Titular.

  • Imagen de Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos relacionados con la petición formulada, cuando corresponda.

Una vez recibida la solicitud, Shop365 resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8.2 Reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a Shop365, enviado, mediante correo electrónico a info@shop365.com.ar, indicando en el asunto “ejercicio del derecho queja o reclamo”. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Imagen de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o inflación.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Shop365, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Seguridad y Confidencialidad de los Datos Personales

En desarrollo del principio de seguridad contemplado en la Ley 1581 de 2012, Shop365 ha adoptado e incorporado en sus diferentes procesos las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y adecuadas para otorgar seguridad a los registros con información personal evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el Tratamiento de los Datos Personales ejecutará los protocolos establecidos por Shop365 con el fin de garantizar la seguridad de la información. Lo anterior de acuerdo con el estado de la tecnología, el tipo y naturaleza de los datos que se encuentran en las Bases de Datos y los riesgos a los que están expuestos.

Los Datos Personales que obtenga Shop365 a través de cualquier formato, contrato, comunicación física o electrónica, serán tratados con total reserva y confidencialidad, comprometiéndose a guardar el debido secreto respecto de los mismos y garantizando el deber de almacenarlos adoptando medidas necesarias que eviten su alteración, pérdida y Tratamiento o acceso no autorizado, de acuerdo con lo establecido en la Ley aplicable.

10. Período de Vigencia de la Base de Datos

Shop365 solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos de la Compañía, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.

11. Fecha de Entrada en Vigencia

La presente Política entró en vigencia el día 18 de Agosto de 2021.